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PDF vs DOC:何種情況下採用其中一種

哪一個是更好的格式?取決於工作...

Adobe® PDF 和 Microsoft® Word DOC 格式均為普遍接受的檔案格式,各有千秋,短長互見。如此,哪一種才是最適合您的檔案?答案是:視情況而定。 我們逐個來看看這兩個最普遍的格式,討論一下何種情況下採用其中一種才是合適的。



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何種情況下採用 PDF 格式

  • 列印: 當目的在於高品質的列印工作,精確的頁面版面和高清晰影像至闗重要的時候,PDF 選項毫无疑問地好於 DOC。 PDF 可建立一個 WYSIWYG (所見即所得)文件,此文件確保您在螢幕上所見即是您將在列印品中所見。專業列印機均接受 PDF 文件,而常常不接受 Word DOC 文件。另外,PDF 的列印就緒文件傳送易於將列印就緒文件傳送到在另一個部門、甚至在另一個國家的列印機,而在另一端只需少量再處理,或不必再處理。
  • 線上內容: PDF 通常有益於加工高品質檔案(電子快訊、目錄、參考手冊、 技術論文 ,等等),並讓其在網路上可用。不僅可保障您的 PDF 文件僅供讀取,不可變更,而且可確保您的 PDF 文件每次均可正確顯示。另外,PDF 文件可包含內容目錄、書籤、檔案內的超連結和可搜尋性,讓您的 PDF 行如網頁。
  • 存檔: 當已壓縮的 PDF 文件可成為很小型時,對於儲存即非常理想。文件的頁面版面緊凑,可在所有平台上檢視。另外,PDF 文件是可搜尋的,使已儲存的檔案更易於尋獲、分類和組織。
  • 商務和法律檔案: PDF 文件對於必須保持精確外觀的商務和法律檔案和表單,十分必要。這些重要檔案必須保持其完整性和安全性。採用 PDF 格式,您可保護檔案,使無人可變更申請或合約條款的措辭。
  • 兼有多種格式: PDF 讓您能將文字、各種格式的影像、Excel® 試算表、向量圖像等等,從 Word 檔案輸入單一的 PDF 檔案。
  • 人人皆可檢視: 要檢視 Word 檔案,您必須在電腦上安装專有軟體(Microsoft® Office)。可是,任何擁有免費 Adobe® Acrobat® Reader 的人均可檢視 PDF。Adobe® Acrobat® Reader 易於下載,而且在很多運轉 Windows 作業系統的電腦上均可通用。因此,PDF 成為建立多數人可檢視檔案的首選格式。
  • 文件交換: PDF 之於用戶之間互換檔案,非常理想,不僅因為格式小型,而且可在其檔案內儲存有闗其自身外觀的指標和資訊(版面、字型、內容、顏色等等)。此意味著它不必依賴已安装或未安装在用戶電腦上、用以準確顯示的字型和設定。

何種情況下採用 Word 格式

  • 再利用影像: Word 檔案中的影像易於擷取和再使用。PDF 則無法為之,因為其影像是嵌入的。
  • 文書處理: 微軟 Word 是一款文書處理程式。Adobe® Acrobat® 則不然。因此,若是書寫檔案,諸如商務信函、備忘錄等等,則 Word 更適合於實際的文章寫作。Word 檔案提供拼字檢查、語法檢查,以及其他有用的寫作工具。
  • 編輯: Word 無疑是有效的檔案編輯軟體。它包含直觀的格式和寫作工具,讓您可在建立之際格式化您的檔案。採用 Word 和 DOC 格式易於編輯大面積的文字,變更頁面之間的流向,變更字型大小和類型,以及其他。若是 PDF 文件,您一次僅可處理數個文字,編輯選項很有限。若是編輯檔案,Word 比 PDF 更有效,其格式也更有弾性。

結論:哪一種是最佳格式?

最好的策略是「兩者」配合使用。Word 格式顯然是編輯和變更正在處理中檔案的最佳選擇,而 PDF 格式則是檢視和分享檔案的首選。如此,您可保持原始檔案的 Word 格式,而當編輯完成,並在與他人分享時,才將其轉換成 PDF。

若您得到的檔案是 PDF 格式,却需要做很多編輯,怎麽辧?最佳思路是將其轉換成 Word 格式再編輯。之後,從此 Word 檔案建立 PDF 檔案。 此策略讓您不僅可利用兩種格式的有效功能,而且可用微軟 Word 編輯和建立高品質的、自訂的 PDF 檔案。 我們的 Solid Converter PDF 程式即專門為此目的而設計。






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