Quale e' il miglior formato? dipende dal compito...

I formati di documento Adobe® PDF e Microsoft® Word DOC sono universalmente accettati. Ognuno ha i suoi punti di forza e debolezze. E allora, quale e' il formato migliore per i vostri documenti? Dipende. Daremo uno sguardo ad ognuno di questi due popolari formati e discuteremo quando e' opportuno utilizzarli.

Quando utilizzare il formato PDF

• Stampa: Quando l' obiettivo e' quello di produrre lavori di stampa di alto livello dove la precisione dell' impaginazione e l' alta risoluzione delle immagini sono fondamentali, allora PDF e' la scelta migliore rispetto a DOC. PDF puo' creare un file che vi assicura che quello che si vede sul monitor e' esattamente quello che appare sulla stampa. I file PDF sono accettati da stampanti professionali, laddove i DOC di solito non lo sono.
• Contenuto in linea: Il formato PDF e' utile per prendere documenti di alta qualita' (bollettini, manuali, documenti tecnici, cataloghi, ecc.) e metterli a disposizione su Internet. Non solo potrete proteggere il vostro PDF in maniera tale che puo' essere solo letto e non alterato, ma si puo' essere sicuri che potra' essere visualizzato correttamente ogni volta. Inoltre, I PDF possono avere un indice, segnalibri, ipercollegamenti intra-documento, e l' abilita' di ricercare cosicche' potrete far funzionare il PDF come una pagina Web.
• Archiviamento: Quando i file PDF vengono compressi, possono diventare molto compatti e questo li rende ideali per la memorizzazione. Il layout del file viene conservato e puo' essere visualizzato in tutte le piattaforme. Inoltre, i file PDF sono ricercabili, rendendo, cosi', i documenti archiviati molto piu' facili da trovare, categorizzare ed organizzare.
• Documenti giuridici e di business: I file PDF sono essenziali per documenti o moduli giuridici e di business che intendono conservare l'esatta apparenza. Questi importanti documenti hanno bisogno di conservare l' integrita' e la protezione. Con il formato PDF, si possono proteggere i documenti in maniera tale che nessuno puo' modificare le parole, ad esempio, in una domanda di lavoro oppure in un contratto o termini d' accordo.
• Unione di formati differenti: PDF permette di importare testo da un documento Word, immagini in vari formati, fogli elettronici Excel®, immagini vettoriali ed altro, dentro un singolo documento.
• Tutti possono visualizzarlo: Per visualizzare un documento Word bisogna avere Microsoft® Office installato sul computer. Invece, i file PDF possono essere visualizzati da tutte le persone che hanno Adobe® Acrobat® Reader, il quale puo' essere scaricato gratis ed e' standard su molti computer che utilizzano sistemi operativi Windows. Questa caratteristica, fa di PDF il formato preferito per la creazione di documenti che possono essere visualizzati da piu' persone.
• Scambio di file: PDF e' un formato ideale per lo scambio di documenti tra utenti. Non solo e' un formato compatto ma puo' anche immagazzinare informazioni a riguardo del suo aspetto (impaginazione, font, contenuto, colore, ecc.), nel documento stesso. Questo significa che potrebbe non dover dipendere, per essere visualizzato correttamente, sui font e le impostazioni che possono o no essere installate nel computer di un utente.

Quando utilizzare il formato Word

• Riutilizzo delle immagini: Immagini in un documento word sono facili da estrarre e riutilizzare. Questo non puo' essere fatto con un PDF perche' le sue immagini son incorporate.
• Elaborazione testo: Microsoft Word e' un elaboratore di testo. Adobe® Acrobat® , invece, non lo e'. Percio', quando si tratta di documenti come lettere commerciali, memo, ecc., Word e' molto meglio per la composizione degli stessi. Tra le tante funzionalita', Word fornisce la possibilita' di controllarne la grammatica e gli errori ortografici, rendendo cosi' piu' facile la stesura di un documento.
• Modifica: Non c' e' dubbio che Word e' un' ottimo elaboratore di testi. Contiene formattazione intuitiva e strumenti per la composizione che permettono di formattare il documento nel momento che lo si crea. Utilizzando Word ed il formato DOC, e' facile modificare larghe porzioni di testo, cambiare lo scorrimento tra le pagine, cambiare la misura dei font e gli stili. Quando si tratta di dover modificare documenti, Word e' un formato molto piu' potente e duttile di PDF.

Conclusione: Quale e' il miglior formato?

La migliore strategia e' quella che incorpora l' uso di entrambi questi formati. Il formato Word e' chiaramente la scelta migliore per modificare e fare cambi a lavori-in-progresso mentre il formato PDF e' l' opzione preferita quando si tratta di visualizzare e condividere il documento. Cosi, si puo' mantenere il documento in formato Word e poi convertirlo in un PDF quando si e' pronti a dividere il documento con altri.

Che cosa fare se si ha un documento in formato PDF che necessita di essere modificato drasticamente? L' idea migliore e' di convertirlo in formato Word, approntare le modifiche e poi creare un PDF dallo stesso documento Word. Non solo questa strategia permette di utilizzare le potenti caratteristiche di ogni formato ma permette anche di modificare e creare PDF personalizzati e di alta qualita' usando Microsoft Word. Solid Converter PDF e' stato progettato specificamente per raggiungere questo obiettivo.