Hvilket format er bedre? Det er avhengig av jobben...

Adobe® PDF og Microsoft® Word DOC formater er to globalt aksepterte dokument formater. Hver har styrker og svakheter. Hvilket er best for dine dokumenter? Svaret er: det er avhengig av formålet. Vi ser på begge disse populære formatene og diskuterer deres anvendelighet.

Når PDF bør brukes

• Printing: Når målet er å produsere utdata med høy oppløsning og presis layout, er PDF et klart førstevalg over DOC. PDF kan opprette en WYSIWYG (What You See Is What You Get) fil som sikrer at det du ser på skjermen er identisk med utdata filen. PDF filer aksepteres av profesjonelle printere, mens det ikke vanligvis er tilfellet med DOC. I tillegg er det lett å printe PDF filer fra distanse, uten ny tilpassing ved den andre enden.
• Online innhold: PDF er praktisk for tilgang over internet (nyhetsbrev, kataloger, veivisere, tekniske dokumenter o.s.v). Du kan både sikre PDF filen mot fremmed redigering og sikre at filen vises likt hver gang. PDF-er kan også inneholde en innholdsfortegnelse, bokmerker, hyperlenker og gjennomsøkbarhet, slik at PDF-en virker som en webside.
• Arkivering: PDF filer kan være veldig kompakte, og dermed ideelle for lagring. Layout opprettholdes og kan vises på alle plattformer. PDF filer er også gjennomsøkbare noe som gjør lagrede dokumenter enkle og finne, kategorisere, og organisere.
• Offisielle dokumenter: PDFer er viktige for business og juridiske dokumenter og skjemaer som må opprettholde ett og samme utseende. Disse viktige dokumentene må beholde deres integritet og sikkerhet. Med PDF kan du sikre dokumentene slik at ingen andre har mulighet til å endre ord og rekkefølge i en tekst.
• Kombinasjon av flere formater: PDF lar deg importere tekst fra et Word dokument, bilder av forskjellig format, Excel® regneark, vector grafikk, og mere til ett eneste PDF dokument.
• Alle kan se det: For å lese et Word dokument må du ha (Microsoft® Office) installert på komputeren. PDF derimot kan leses av alle med Adobe® Acrobat® Reader, som er enkelt å laste ned, og som ofte kommer med Windows operasjonssystemer. Derfor er PDF et bedre alternativ for dokumenter som skal leses av mange.
• Fil deling: PDF er ideelt for deling av dokumenter mellom brukere. Det er ikke bare kompakt, men kan også lagre metrics og informasjon om sin fremstilling (layout, fonter, innhold, farge o.s.v). Dette betyr at dokumentet ikke er avhengig av fonter og innstillinger på brukerens komputer for korrekt visning.

Når Word bør brukes

• Gjenbruk av bilder: Bilder i et Word dokument er enkle å ekstrahere og bruke igjen. Dette kan ikke gjøres med PDF fordi bildene her er infeldt.
• Word Processing: Microsoft Word er et skrive verktøy, i motsetning til Adobe® Acrobat®. Derfor er programmet mye bedre egnet for skriving av dokumentene. Word tilbyr også rettskrivningsverktøy blandt mange andre praktiske egenskaper.
• Redigering: Uten tvil er Word en sterk dokument redaktør. Den inneholder intuitiv formatering og komponeringsverktøy som lar deg formatere dokumenter mens du arbeider. Bruk av Word og DOC formatet gjør det enkelt å redigere store tekstfeldt, endre fonter og størrelser og mere. Med PDF kan du bare endre få ord av gangen, og redigeringsalternativene er veldig begrenset. I henhold til redigering er altså Word tydelig mere praktisk.

Konklusjon: Hvilket format er best?

Beste strategi er å benyttebegge formatene. Word er best for redigering og endring i arbeidsprossessen, mend PDF er mere praktisk for lesing og deling av dokumenter. Du kan altså beholde originaldokumentet i Word format og så konvertere til PDF når det er ferdig og du vil dele det med andre.

Hva om du har et PDF dokument som behøver redigering? Beste ide er å konvertere dokumentet til Word og redigere der for så å opprette et PDF dokument. Dette lar deg bruke de sterke egenskapene til Word samtidig som det lar deg redigere og opprette brukerdefinerte PDF-er med Microsoft Word. Vårt Solid Converter PDF program ble designet spesielt for dette.