Quel est le meilleur format? Cela dépend de la tâche...

Les formats Adobe® PDF et Microsoft® Word DOC sont deux formats de documents acceptés universellement. Chacun a ses forces et ses faiblesses. Alors, quel est le meilleur format pour vos documents? Cela dépend de vos besoins. Voici un aperçu de chacun de ces deux formats populaires et des renseignements sur leur utilisation.

Utilisation du format PDF

• Impression : Si vous voulez produire une tâche d’impression de grande qualité dans laquelle la mise en page et des impages de haute résolution sont essentielles, le format PDF est un meilleur choix que le format DOC. Le PDF peut créer un fichier tel écran-tel écrit (WYSIWYG) qui vous assure que c’est ce que vous voyez à l’écran qui sera imprimé. Les imprimeurs professionnels acceptent les fichiers PDF mais généralement pas les fichiers Word DOC. De plus, le transfert de fichiers PDF prêts à imprimer facilite l’envoi de fichiers à un imprimeur, à un autre service ou même dans un autre pays. Ces fichiers PDF prêts à imprimer nécessitent peu ou pas de modifications.
• Contenu en ligne : Le format PDF est utile pour des documents de haute qualité (bulletins, catalogues, manuels, documents techniques, etc.) et pour l’accessibilité de ces documents sur Internet. Vous pouvez non seulement sécuriser un fichier PDF pour qu’il soit en lecture seulement et qu’on ne puisse pas le modifier, mais vous pouvez également vous assurer qu’il est bien affiché chaque fois. De plus, les fichiers PDF peuvent intégrer une table des matières, des signets, des liens hypertextes inter-documents et des options de recherche de façon que vous adaptiez ces fichiers PDF pour les faire réagir comme des pages Web.
• Archivage : S’ils sont compressés, les fichiers PDF peuvent être très compacts, ce qui les rend idéals pour le stockage. La mise en page du fichier est conservée et l’affichage est possible sur toutes les plates-formes. De plus, vous pouvez effectuer des recherches dans les fichiers PDF, ce qui facilite la recherche, le classement et l’organisation des éléments et documents archivés.
• Documents commerciaux et juridiques : Le format PDF est essentiel dans le cas de documents commerciaux et juridiques, et de formules qui doivent conserver leur aspect véritable. Ces documents importants doivent garder leur intégrité et leur sécurité. Le format PDF permet de sécuriser les documents de façon que personne ne puisse modifier la formulation d’une application ou les conditions d’une entente.
• Combinaison de plusieurs formats : Le format PDF vous permet d’importer du texte d’un document Word, des images de différentes formats, des feuilles de calcul Excel®, des graphiques vectoriels et plus en un seul document PDF.
• N’importe qui peut le voir : Pour voir un document Word, vous devez avoir un logiciel privé (Microsoft® Office) installé sur votre ordinateur. D’autre part, un fichier PDF peut être affiché au moyen du logiciel gratuit Adobe® Acrobat® Reader, facile à télécharger et installé sur tous les ordinateurs avec les systèmes d’exploitation Windows. Le format PDF est donc le format à privilégier pour la création d’un document qu’on veut rendre accessible à de nombreuses personnes.
• Échange de fichiers : Le format PDF est idéal pour l’échange de documents entre utilisateurs. Non seulement ce format est compact, mais il peut également contenir de l’information et des paramètres de stockage sur son aspect (mise en page, polices, contenu, couleurs, etc.) dans le document lui-même. Ainsi, l’affichage ne dépend pas des polices et des paramètres installés sur l’ordinateur d’un utilisateur

Utilisation du format Word

• Réutilisation des images : Dans un document Word, les images sont faciles à extraire et à réutiliser. Cela n’est pas possible dans un fichier PDF, car dans ce cas, les images sont intégrées.
• Traitement de texte : Microsoft Word est un traitement de texte, mais pas Adobe® Acrobat®. Par conséquent, si vous devez créer des documents écrits comme des lettres, des notes de service, etc., c’est Word qui est le mieux adapté pour créer le texte. Dans les documents Word, vous profitez de la correction orthographique et grammaticale, ainsi que de nombreux autes outils de traitement de texte.
• Édition : Il ne fait aucun doute que Word est un éditeur de documents puissant. Il contient des outils de composition et de formatage intuitifs qui vous permettent de formater votre document au fur et à mesure que vous le créez. Entre autres choses, l’utilisation de Word et le format DOC facilitent l’édition de grandes portions de texte, le changement de flux entre les pages, et le changement de tailles de police et de styles. Un fichier PDF offre des options d’édition très limitées. Lorsqu’il est question d’édition de documents, Word est un format beaucoup plus souple et plus puissant que le format PDF.

Conclusion : Quel est le meilleur format?

La meilleure stratégie consiste à intégrer l’utilisation de ces deux formats. C’est le format Word qui est le meilleur choix pour l’édition et la modification de travaux en cours. Quant au PDF, c’est le format idéal pour la visualisation et le partage de documents. Ainsi, vous pouvez garder votre document original en format Word, puis le convertir en PDF une fois qu’il est terminé et que vous êtes prêt à le partager.

Que devez-vous faire dans le cas d’un document PDF qui nécessite beaucoup de modifications? La meilleure solution consiste à convertir le fichier en format Word, d’apporter les changements, puis de le reconvertir en PDF à partir du document Word. Non seulement cette stratégie vous permet-elle d’utiliser les caractéristiques les plus puissantes de chaque format, mais elle vous permet également d’éditer et de créer des documents PDF personnalisés de grande qualité en utilisant Microsoft Word. Notre logiciel Solid Converter PDF a été conçu spécifiquement pour cette utilisation.