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提示 & 竅門

PDF 標準與您的業務

您很可能已經在您的業務和個人生活中使用 PDF 文件,並逐漸明白這種萬能格式可提供的惠澤。但是,您是否知道您甚至可以進一步操縱您的 PDF 格式,以更好地滿足您的業務需求?此處乃是一些重要的 PDF 標準展示,這些標準將戲劇性地改變您列印、存檔和交換文件的方法。

來自 Solid Documents 的 PDF/A 解決方案

PDF/A – PDF 長期存檔標準

何為 PDF/A?

2005 年 9 月,「國際標準化組織」(ISO) 批準了新的 PDF/A 電子文件保存標準。 根據該標準的 ISO 19005-1,PDF/A 由 PDF 派生而來,「它為用長期保持電子文件視覺外觀、無需曾使用來建立、存儲和修訂該文件的工具和作業系統的方式重現該電子文件,提供了一種機制。」

這種方式的文件保存使 PDF 文件可自我持續。PDF/A 透過嵌入在文件自身內顯示該文件必需的資訊(內容、顏色、字型、影像、文字等等),存儲這種自我持續性。換句話說,PDF/A 不需要任意其他外部資訊方可正常顯示。但是,就此種格式保存自我持續性而言,它必須排除某些在標準 PDF 文件中允許的功能,比如電影、音響和幻燈片。

PDF/A 分為兩部分,PDF/A-1 和 PDF/A-2。 第一類,PDF/A-1 又進一步分為兩小類,PDF/A-1a 和 PDF/A-1b。 PDF/A-1a 和 PDF/A-1b 的最大不同在於各自處理和擷取文字的方式:

  • PDF/A-1a: 此級別,也叫作「A 級別一致性」,完全服從 ISO 19005-1 標準。此版本包括加標簽,以使文字可被擷取並透過包括手握式在內的多種設備檢視。
  • PDF/A-1b: 也叫作「B 級別一致性」。此類別可算作 PDF/A 的最低級別標準服從。此級別保證文件可在電腦熒幕上顯示,但文字的易讀性卻無法保障。
  • PDF/A-2: PDF/A-2 乃基於 ISO 標準 32000-1,並利用 Adobe PDF 1.4 細則發布之後出現的功能。包括
    • 支援 JPEG2000 壓縮(有利於掃描的彩色文件)
    • 透過文集和文件夾嵌入 PDF/A 檔案
    • 幻燈片、可選內容(層):有用的映射或工程繪圖或多種語言的文件(在不同的層實施不同的內容)
    • 支援 Unicode (PDF/A-2U)
    • 對象層 XMP 元資料(針對自定義元資料的新要求)
    • 評論與註釋(PDF/A-2 可接受和禁止的註釋和評論類型的已定義列表)
    • 電子簽名規則已定義
  • PDF/A-3: PDF/A-3 基於 ISO 標準32000-1,並為嵌入檔案提供支援。
PDF/A 能力中心 PDF/A 能力中心

Solid Documents 是正在成長中的 PDF/A 能力中心組織成員。PDF/A 能力中心是 PDF 技術領域內世界領先公司和專家之間的一個協會。該中心旨在促進用 ISO 19005-1 標準(基於 PDF 文件格式)長期保存文件領域內的資訊和經驗交流。為了保障我們在 PDF/A 建立軟體研發的高品質,我們期待與信奉此 ISO 標準的成員一道努力。

要瞭解更多有關 PDF 能力中心的資訊,請訪問 PDF 能力中心

對您的業務意味著什么……

PDF/A 是一種將使商務和政府機構保存保密文件和記錄發生革命性變化的新標準。當前,很多商務機構均透過保存贏件(紙張)的方法存檔其文件。另一種存檔方式是使用縮微膠卷和膠片。PDF/A 設計來用一種易於更新、可搜尋,易於整理、高效、可傳輸,而且可持續的標準化格式取代所有這些方式。對您的業務而言,這意味著成本低廉,儲藏量小,不必保存成堆的紙張和資料夾。同時,由於這是電子格式,您可輕鬆地將文件儲藏在多個地點,使其少受火災、水災或任意其他自然災害的侵害。

PDF/X – 一種壓縮前資料的 PDF 標準

何為 PDF/X?

與 PDF/A 一樣,PDF/X 是 PDF 的一種子集。 PDF/X 旨在為設計者、插畫家、工程師和圖像藝術家提供一種可被任意服務提供者正確列印的電子文件格式。PDF/X 允許完全的一致性,即使文件被多個地點的人員用不同的設備處理,也保持一致。 這種格式對於大多數公司間的列印就緒資訊的傳輸(接收者不必是密切相關人員)很理想。除了為列印任務提供可靠的傳送格式之外,PDF/X 還提供其他功能,包括文件監視器,更好的壓縮(較小的文件大小),支援點陣顏色(一種識別為某文件所準備的列印條件),及其它。但是,與 PDF/A 一樣,PDF/X 的好處也被一些妥協所抵消。透明件、加密和 JBIG2 壓縮功能在 PDF/X 中是被禁止的。

PDF/X 標準分為三個類:

  • PDF/X-1a: 此標準對於想要保持對列印任務最大控制權的發送者而言,最為理想。它支援盲目交換,並服從世界上任意地區的一般要求。
  • PDF/X-3: PDF/X-3 和 PDF/X-1a 之間的最大不同在於,事實上 PDF/X-3 文件包含顏色管理資料。這意味著任何可讀取 PDF/X-3 的工具也可讀取 PDF/X-1a 檔案。
  • PDF/X2: 與上述前兩者為盲目交換文件的標準不同,PDF/X2 針對發送者和接收者之間更多對話的文件交換標準。它在 PDF/X-3 格式中最優,而PDF/X-3 格式在 PDF/X-1a 格式中最優。

對您的業務意味著什么……

PDF/X 標準設計目的在於可在列印行業內的很多部門和業務中應用。如果您處在列印就緒文件的接收端,請務必弄明白您很瞭解您真正能接受的文件類型是甚麼(PDF/X-1a、PDF/X-3,還是 PDF/X2)。另外,在更新的 PDF/X 工具版本可用時即更新到更新版本才是安全的。大多數支援 PDF 基本功能的產品也支援 PDF/X 文件。務必確認您試飛過任意輸入的列印文件,以確定它們符合合適的 PDF/X 版本。另外,如果您是印刷商或出版商,請確認您的所有印刷任務均符合 PDF/X 標準。如果您正在發送列印就緒資料給出版商或印刷商,請仔細考慮有關 PDF/X 子集的選項,以決定哪一個才最適合您的業務。最重要者,PDF/X 旨在提供完整電子文件的傳送方法,並自信地知道這些文件將通過印刷前的程序,而不會出錯或需要再加工。

PDF/E 和 PDF/UA

PDF/E

ISO 24517-1:2008 是 2008年 按 ISO 標準發布的。此標準為用於工程工作流程的建立而定義的標準,並且基於 Adobe Systems 的 PDF 參考資料版本 1.6。 PDF/E 是 PDF 的子集,設計來為工程和技術說明文件的一個公開的和中立的交換格式。

PDF/UA

「UA」為「通用可存取性」的縮略詞。 PDF/UA 為軟體研發人員實施 PDF 編寫和處理軟體提供了一項技術標準。服從 PDF/UA 為使用熒幕閱讀器、熒幕放大器、手柄、和其他技術導航和閱讀電子內容的殘障人士提提供了可存取性。PDF/UA 並非一種獨立的檔案格式,而是一種使用 PDF 的方法。

要瞭解關於「國際標準化組織」的更多信息,請訪問http://www.iso.org/iso/en/ISOOnline.frontpage

 


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