Conseils et trucs

Vous avez certainement utilisé des fichiers PDF au travail ou à la maison, et vous avez compris les avantages que peut offrir ce format polyvalent. Mais saviez-vous que vous pouvez personnaliser le format PDF encore plus pour mieux l’adapter à vos besoins d’affaires? Voici un aperçu de normes PDF très importantes qui pourraient changer de façon importante vos méthodes d’impression, d’archivage et d’échange de documents.

Solutions PDF/A de Solid Documents

• Solid PDF Tools - solutions informatiques pour la conversion, la création et la validation PDF/A
• Solid Framework - solutions de développement de logiciel pour la conversion, la création et la validation PDF/A

PDF/A – La norme PDF de l'archivage à long terme

Qu'est-ce que le PDF/A?

En septembre 2005, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) a approuvé la nouvelle norme PDF/A pour l’archivage de documents électroniques. Selon la norme ISO 19005-1, le PDF/A est un dérivé du PDF qui fournit un mécanisme représentant les documents électroniques d’une façon qui conserve leur aspect visuel à long terme, peu importe les outils et systèmes utilisés pour la création, le stockage ou le rendu des fichiers.

Cette méthode de conservation rend le format PDF autonome. Le PDF/A en arrive à cette autonomie en intégrant l’information (contenu, couleur, polices, images, texte, etc.) requise pour l’affichage du document dans le document lui-même. Ainsi, le PDF/A n’a pas besoin d’information extérieure additionnelle pour l’affichage. Cependant, pour que ce format garde son autonomie, il doit exclure certaines caractéristiques de fichiers PDF standard comme des films, des sons et de la transparence.

La classification PDF/A se divise en deux parties : PDF/A-1 et PDF/A-2. La première classification, le PDF/A-1 se sous-divise en deux catégories: PDF/A-1a et PDF/A-1b. La méthode d’extraction de texte constitue la principale différence entre le PDF/A-1a et le PDF/A-1b :

• PDF/A-1a : Ce niveau, également connu sou le nom de conformité de niveau A, est entièrement conforme à la norme ISO 19005-1 Standard. Cette version intègre l’étiquetage de façon que le texte puisse être extrait et visualisé par plusieurs dispositifs, incluant des appareils portatifs.
• PDF/A-1b: Conformité de niveau B – Cette catégorie est considérée comme le niveau de conformité minimal. Ce niveau assure l’affichage et la lecture d’un document sur un moniteur d’ordinateur, mais ne garantit pas la lisibilité de ce document.
• PDF/A-2 : Le PDF/A-2 est basé sur la norme ISO 32000-1 et profite de caractéristiques ultérieures à la spécification 1.4 Adobe PDF. En voici un aperçu :
  
  • acceptation de la compression JPEG2000 (avantages pour les documents couleur numérisés)
  • fichiers PDF/A intégrés pas les collections/portfolios
  • transparence, contenu optionnel (couches) : utiles pour le mappage ou la conception de dessins ou de documents avec plusieurs langues (implantation de contenu différent sur des couches différentes)
  • acceptation unicode (PDF/A-2U)
  • métadonnées XMP au niveau des objets (nouvelles exigences pour les métadonnées personnalisées)
  • commentaires et notes (liste définie des types de commentaires et de notes acceptables ou non pour le PDF/A-2)
  • règles de signature numérique définie
• PDF/A-3: Le PDF/A-3 se fonde sur la norme ISO 32000-1 et offre le soutien pour les fichiers intégrés.

Ce que cela signifie pour votre entreprise...

Le PDF/A est une nouvelle norme qui va révolutionner l’archivage des fichiers et des documents importants des institutions gouvernementales et des entreprises. Actuellement, de nombreuses entreprises gardent des copies papier des document. Des microfiches et des microfilms sont aussi utilisés comme méthode d’archivage. Le PDF/A est destiné à remplacer toutes ces méthodes d’archivage avec un seul format normalisé facile à mettre à jour, consultable, facile à organiser, efficace, portable et surtout, autonome. Pour votre entreprise, cela signifie une solution peu coûteuse et peu encombrante pour remplacer les piles de papier et de dossiers que vous gardez. De plus, comme il s’agit d’un format électronique, vous pouvez facilement stocker vos documents archivés dans plusieurs emplacements, ce qui les rends moins vulnérables aux incendies, aux inondations ou à toute autre catastrophe naturelle.

PDF/X – Une norme PDF pour les données de prépresse

Qu'est-ce que le PDF/X?

Le format PDF/X, comme le PDF/A, est un sous-ensemble du PDF. Le PDF/X fournit aux concepteurs, aux illustrateurs, aux ingénieurs et aux artistes graphiques un format de fichier électronique que peut imprimer correctement tout fournisseur de service. Le PDF/X assure une uniformité totale même si les fichiers sont traités à de multiples emplacements par des personnes utilisant du matériel différent. Ce format est idéal pour la plupart des transferts intercompagnies de matériel prêt à imprimer dans les cas où l’expéditeur de l’information prête à imprimer et le destinataire n’ont pas un lien important. De plus, en fournissant un format de livraison solide pour les tâches d’impression, le PDF/X offre aussi d’autre avantages incluant entre autres un visualiseur de fichier, une compression supérieure (format de fichier plus petit), un support des couleurs et une méthode d’identification de l’état de l’impression pour laquelle le fichier a été préparé. Cependant, comme pour le PDF/A, les avantages du PDF/X sont annulés par les compromis nécessaires. Des caractéristiques comme la transparence, l’encryption et la compression JBIG2 ne sont pas permises dans le format PDF/X.

La norme PDF/X se divise en trois catégories :

• PDF/X-1a : Cette norme est idéale dans le cas de personnes qui envoient des fichiers et qui veulent garder le plus de contrôle possible sur la tâche d’impression. Ce format est adapté aux échanges aléatoires et est conforme aux exigences les plus courantes dans de nombreuses parties du monde.
• PDF/X-3 : La différence la plus importante entre les formats PDF/X-3 et PDF/X-1a est le fait qu’un fichier PDF/X-3 contient des données gérées par couleur. Cela signifie que tout outil qui peut lire un PDF/X-3 devrait aussi pouvoir lire un fichier PDF/X-1a.
• PDF/X2 : Contraitement aux deux premiers formats mentionnés ci-dessus, qui sont conçus pour les échanges aléatoires, le PDF/X2 est davantage conçu pour les échanges qui nécessitent plus de dialogues entre l’expéditeur et le destinataire. Il s’agit d’un surensemble du format PDF/X-3, qui est un surensemble du format PDF/X-.

Ce que cela signifie pour votre entreprise...

La norme PDF/X est conçue pour être appliquée dans différents secteurs et entreprises dans le domaine de l’imprimerie. Si vous recevez des fichiers prêts à imprimer, assurez-vous d’indiquer clairement quels types de fichiers vous pouvez accepter (PDF/X-1a, PDF/X-3 ou PDF/X2). De plus, nous vous conseillons d’utiliser les versions les plus récentes des outils PDF/X au fur et à mesure qu’elles sont offertes. Ces versions plus récentes vous permettent de lire des fichiers plus anciens. La plupart des produits qui sont compatibles avec le format PDF de base sont également compatibles avec les fichiers PDF/X. Vérifiez tout fichier à imprimer que vous recevez afin de vous assurer qu’il est conforme avec votre version PDF/X. De plus, si vous êtes un imprimeur ou un éditeur, assurez-vous de la compatibilité au format PDF/X à toutes les étapes du travail. Si vous envoyez des données prêtes à imprimer à un éditeur ou à un imprimeur, examinez soigneusement les options s’appliquant aux sous-ensembles du PDF/X pour établir ce qui est le mieux adapté pour votre travail. En fin de compte, le PDF/X doit vous permettre d’envoyer des fichiers numériques complets en vous donnant l’assurance qu’ils passeront à la prépresse sans erreur ou modification.

PDF/E et PDF/UA

PDF/E

La norme ISO 24517-1:2008 est une norme ISO publiée en 2008. Cette norme définit un format de création de documents employé pour concevoir les flux de production et se fonde sur la référence PDF version 1.6 des systèmes Adobe. Le PDF/E est un sous-ensemble du PDF conçu pour être un format d'échange ouvert et neutre pour la documentation technique.

PDF/UA

Les lettres «UA» signifient «accessibilité universelle». Le PDF/UA fournit une norme technique aux concepteurs implantant un logiciel de traitement et d'écriture PDF. La conformité avec le PDF/UA assure l'accessibilité aux personnes handicapées qui utilisent des technologies comme des lecteurs d'écran, des loupes d'écran, des manettes et autres dispositifs pour naviger et lire du contenu électronique. Le PDF/UA n'est pas un format de fichier distinct, mais simplement un façon d'utliser le PDF.

Pour avoir des précisions sur l’Organisation internationale de normalisation (ISO), visitez le http://www.iso.org/iso/en/ISOOnline.frontpage